Вопрос управления временем порой выходит на первое место, от того насколько человек может управлять своим временем, зависит очень многое. Тут главное не зацикливаться на планировании, иначе вы рискуете все свое время просто убить в пустую. Эффективный таймменеджмент позволит вам сконцентрироваться на важных для вас делах, уделить им больше времени и как результат получить больший эффект.

Ровно 1440 минут выделяется на каждого человека в сутки, и наша задача не израсходовать это время, а распорядиться им рационально. Используя таймменеджмент, вы сможете избегать неприятных сюрпризов, и ваш график работы станет более уравновешенным.

Поверте, управление собственным временем - это очень сложно, порой даже кажется, что это невозможно, но в жизни нет ничего невозможного. Очень важно научиться разделять важные дела от менее важных, выводить что-то на первые места, а что-то оставлять на потом.

Кроме того, важно научиться координировать свое время с форс-мажорными обстоятельствами. Есть же моменты в нашей жизни независящие от нас, например, автобус опаздывает, поезд задержался, колесо в машине пробило или пробки на дорогах, в конце концов, погода может подвести. Здесь самое важно научиться заботится о вещах, на которые все же можно повлиять. Самое главное, запомните – это ваше время, и только вы ответственны за то, что бы оно не утекло, как вода.

Составление рабочего графика рекомендации

Эффективное планирование времени во многом зависит от знаний о том, как это время может быть использовано. Поэтому будет целесообразным писать план на день, неделю месяц. В нем указывается, что вы собираетесь делать, а также сколько времени вы планируете на это потратить. Это также позволит вам вычислить «пожирателей времени» и избавиться от них либо «присмирить», вогнать в определенные рамки. Обязательно ставьте себе цель - выполнить все поставленные задачи, если все же не успели – не беда, завтра начните с того что осталось со вчера но помните, что у вас еще есть дела которые вы должны успеть сегодня, никогда не рассчитывайте на то, что их можно будет доделать завтра. Ваша главная цель успеть сделать все намеченное в установленные сроки.

Это ни в коем случае не говорит о том, что вам нужно вооружиться секундомером, и считать каждую потраченную минуту. Главное - наметить цель, разбить ее на составляющие, отвести каждому этапу определенное время (не минимум, но и не максимум), так же беря во внимание экстренные ситуации, о которых писалось выше (кстати, и такие ситуации можно использовать в свою пользу, например почитать документы, пока ждете опаздывающий поезд). Если вы знаете, что например, статью напишите 100% за 10 минут, то лучше отведите ей 15-20 минут, у вас может не быть вдохновения или, банально, ручка может не писать, и вам придется отправиться на поиски другой, мало ли что может случится. Лучше справиться с намеченным планом ранее, чем многого не успеть, но и не стоит на это уделять 30-40 минут, ну многова-то это все таки :).

Управляем временем.

Первое, что нужно уяснить, это то, что на планирование тоже нужно время. Но помним, что время, затраченное на составление плана работы, с лихвой воздаться вам. С начала у вас будет уходить достаточно времени, но вскоре вы быстро обучитесь и это войдет в привычку, скорее даже это должно войти в привычку.
Помните! Тратя время на свой таймменеджмент, вы:

1. Позиционируете себя как делового человека;
2. Улучшаете качество выполняемых заданий;
3. Сокращаете затраты своего труда;
4. Улучшаете самодисциплину;
5. Повышаете свой авторитет в глазах других людей.

Начинайте каждый свой день с планирования своего времени. Очень важно, чтобы каждый пункт был обдуман и записан на бумаге. Методом «мозговых атак» отделите важные задания от менее важных. Составляйте список в зависимости от авторитетности задания. Написав список, еще раз просмотрите его и оцените каждое задание по ожидаемым результатам, времени и издержкам. Если нужно перепишите список снова. Вписывая задачу в свой план, пишите ее в падеже «что должно быть сделано», а не «что нужно сделать». Например, нужно вписать «написан отчет», а не «написать отчет». Для лучшей мотивации в исполнении пунктов плана, могу порекомендовать ставить огромную жирную точку на против пункта, который уже выполнен. Стимулирует только так!) Таким образом, вы сможете пронаблюдать за выполнением всех задач, а также не забыть о выполнении ни одной из них.
Еще раз повторюсь, что вполне может быть такое, что вы не успеете выполнить все запланированное. Важно перенести эти пункты в план следующего дня, таким образом, чтоб они никоем образом не мешали поставленным на следующий день целям. Выполняя это правило, вы научитесь ценить свою производительность, а планирование станет важной поддержкой вашего КПД (коэффициент полезного действия).

Полезно знать

* Не давайте себе мешать. Когда вы приступаете к выполнению поставленной задачи, по максимуму уберите все раздражающие факторы: закройте двери, отключите телефон, прекратите e-mail и ICQ переписку. Сконцентрируйте свое внимание на выполнении задания. Помните! Каждый раз отвлекаясь вы теряете энергию и интерес к выполняемой задаче, и с каждым разом вам будет все труднее ее выполнять.
* Звонки. Случается, что когда вы делаете важный звонок, оппонента не бывает на месте, в этом случае вам нужно уточнить такие данные: в котором часу он точно будет и может ли он перезвонить сам. Если второй пункт возможен, то продиктуйте свое имя, телефон и время в которое вы точно будете у телефона. В ином случае перезванивайте в точно указанный час.
* Напоминания. Пользуйтесь стикерами для напоминания тем или иным лицам о том, что им необходимо сделать. Пользуйтесь при этом короткими лаконичными фразами, это повысит вероятность того, что напоминание будет прочитано, и вы сэкономите время на его написание. Если же вам нужно о чем-то напомнить одному человеку, воспользуйтесь лучше телефоном.
* Работа с документами. Если вам нужно ответить на документ, например в виде анкеты, и позволяет место, ответе прям в этом документе и отошлите обратно. Таким образом, ваш оппонент будет видеть сразу вопрос и ответ, а вы не потратите времени на не нужные приготовления. Не стремитесь к усовершенствованию, этого не оценят.
* Научитесь говорить “нет”. Это очень важный момент. Если возможно отказать – отказывайте. В ином случае вы просто берете на себя другие задачи, которые могут вытеснить намеченные и привести к перегрузке. Научитесь говорить «нет» и вам придется сдерживать меньше обещаний и реже идти на компромиссы.
* Входящая корреспонденция. В данном случае нужно определить обязанности, либо этим занимаетесь вы, либо кто-то другой (определенно конкретный). Если же вы, обратите внимание, что письма должны читаться только один раз.
* Планирование задач. Объединяйте схожие или последовательные задачи. Тогда вам не придется тратить время на подготовку к выполнению следующей или на усовершенствование предыдущей задачи. Менее значимые задачи в этом случае должны выполняться ранее и в полном объеме.
* Планирование встреч. Когда вы планируете встречу важно указывать не только время ее начала, но и время ее окончания, тогда вы всегда будете вовремя приступать к следуйщей задаче или попросту перестанете опаздывать на возможно следующую встречу.
* Командировка. Если в этом случае вам пришлось жить в отеле, тогда выписываться из него лучше перед отъездом, желательно после обеда, ближе к вечеру – тогда не такая большая очередь.
* Будьте оптималистом!) Найдите оптимальную для себя скорость выполнения задач, не кидайтесь их выполнять сломя голову, потому что есть шанс совсем устать к финишу. Распределяйте свои ресурсы и вы всегда будете на высоте!